Op deze website van het Servicepunt examinering mbo vindt u informatie over de beroepsgerichte examinering in het mbo.

Servicepunt examinering mbo
examineringmbo@mbodiensten.nl
0348-75 36 30
06-4673 5418 
(op werkdagen tussen 9.00 en 16.00 uur)
Houttuinlaan 6
3447GM Woerden

Bewaartermijnen examengegevens
8 april 2014

In december 2013 liet de Inspectie van het Onderwijs in een nieuwsbericht weten dat zij verwacht dat mbo-scholen examengegevens minimaal drie jaar bewaren. Scholen gaven aan hier bezwaar tegen te hebben, omdat het voor hen onuitvoerbaar is om examengegevens – zoals een examenportfolio – zo lang te bewaren. Het Servicepunt examinering mbo heeft aan de inspectie gevraagd deze verwachting bij te stellen. Op basis van gesprekken met enkele medewerkers van scholen en het servicepunt heeft de inspectie haar eerdere uitspraak herzien.

In de selectielijst staat hoe lang onderwijsinstellingen bepaalde documenten moeten bewaren. Per document heeft de inspectie hier termijnen voor bepaald. Diverse punten hebben betrekking op de inrichting van het onderwijs en de examinering. Examengegevens, zoals een examenplan, examenopdrachten of ingevulde beoordelingsformulieren, staan niet in deze selectielijst. Toch zijn deze gegevens wel van belang voor het toezicht. De inspectie wil graag een compleet en overzichtelijk cohort bekijken. Zij verwacht het volgende:

Hoe lang moeten examengegevens van studenten worden bewaard?
Antwoord Inspectie van het Onderwijs:
“De selectielijst (zie Staatscourant 9 oktober 2006, nr. 1/pagina 15) geeft niet aan hoe lang mbo-scholen examengegevens moeten bewaren. De inspectie gaat er vanuit dat mbo-scholen alle examengegevens van een student bewaren, tot anderhalf jaar na diplomering. Dat is nodig om ons toezicht goed uit te kunnen oefenen. Voor het (examen)toezicht heeft de inspectie dezelfde documenten nodig als de examencommissie om een diplomabesluit te kunnen nemen: examenplan, examenopdrachten, ingevulde beoordelingsformulieren en het gemaakte werk als daar het beoordelingsformulier in is verwerkt. Ook moet duidelijk zijn hoe de examenonderdelen leiden tot een diplomabesluit. Inzage in het gemaakte werk (dus ruimer dan alleen de beoordelingsformulieren) kan bij het toezicht een meerwaarde hebben omdat dit nog meer informatie verschaft. De inspectie kan daarbij ook gebruik maken van films, foto’s of gescande documenten.”

Meer informatie
Lees meer over de bewaartermijnen van examengegevens in een publicatie van het Servicepunt examinering mbo.